Chuyển đổi số là một trong những thuật ngữ tuy được sử dụng nhiều nhưng ít khi được hiểu đúng trong các doanh nghiệp. Một sai lầm phổ biến là nghĩ rằng chuyển đổi số là một quá trình nhanh chóng và mang tính cách mạng để tự động hóa. Trên thực tế, chuyển đổi số là một quá trình lâu dài đã diễn ra trong nhiều thập kỷ. Các chức năng vận hành như mua sắm không chính xác đã đặt nền móng cho chuyển đổi số, chúng đã nhanh chóng bắt kịp và dần hoàn thiện. Bài viết này của Tech Town sẽ mô tả sự chuyển đổi số của mua sắm và 7 cách mà dữ liệu và phân tích đã thúc đẩy quá trình này.

Chuyển đổi số trong mua sắm

Chuyển đổi số trong mua sắm liên quan đến các ứng dụng mới và tự động hóa các quy trình mua sắm nhằm tăng hiệu quả, sự tuân thủ và giá trị của chức năng.

Thuật toán, trí tuệ nhân tạo (AI), tự động hóa quy trình bằng robot (RPA) và học máy (ML) đều là những công cụ mới nổi để cải thiện các ứng dụng và quy trình mua sắm.

Nhưng không chỉ có các công cụ mới, các loại dữ liệu đa dạng đang thúc đẩy hoạt động mua sắm kỹ thuật số. Bất kỳ sự chuyển đổi doanh nghiệp nào đều bắt đầu từ chuyên môn của con người. Theo báo cáo của Accenture, các yếu tố đa dạng khác bao gồm sự thay đổi về kỹ năng và tài năng cần thiết, những cải tiến trong trải nghiệm người dùng trực quan trên phần mềm doanh nghiệp cũng như cách các chính sách và quy trình hướng dẫn các mô hình hoạt động.

Cùng với nhau, những xu hướng này đang làm trẻ hóa hoạt động mua sắm. Do nhu cầu lớn về phân tích và quản lý chi tiêu, nhiều giải pháp đã xuất hiện để đáp ứng các nhu cầu và các cấp độ khác nhau của nhu cầu. Khi bối cảnh phần mềm mua sắm phát triển, hoạt động mua sắm được cung cấp quyền truy cập vào các công cụ tốt hơn để hợp tác, tích hợp và đổi mới.

Sự phát triển của phân tích mua sắm

Đây là một lĩnh vực mà công nghệ mua sắm đã phát triển qua các giai đoạn rõ ràng. Chúng tôi đã quan sát được sự chuyển đổi số đang diễn ra qua các thế hệ phân tích mua sắm khác nhau:

• Thế hệ 1 (1990 -): Phân tích được thực hiện trong Microsoft Excel bởi các nhà tư vấn hoặc nhà phân tích kinh doanh, chủ yếu tập trung vào phân tích chi tiêu trong quá khứ.
• Thế hệ 2 (2000 -): Phần mềm phân tích chi tiêu trên máy tính được mua theo giấy phép với dữ liệu được lưu trữ tại chỗ hoặc trong tường lửa của doanh nghiệp.
• Thế hệ 3 (2010 -): Bảng điều khiển phân tích chi tiêu dựa trên trình duyệt cung cấp khả năng sử dụng và trực quan hóa ở cấp độ doanh nghiệp, được cấp phép hoặc mua dưới dạng SaaS. Các bảng điều khiển SaaS này cung cấp khả năng xem chi tiết để có được cái nhìn sâu sắc hơn về dữ liệu.
• Thế hệ 4 (2015 -): Các giải pháp phân tích mua sắm tự động, được hỗ trợ bởi AI, kết hợp nhiều nguồn dữ liệu, được mã hóa và lưu trữ trên đám mây và được mua dưới dạng SaaS. Các giải pháp này cung cấp các thông báo, cảnh báo cũng như giải pháp chi tiết giúp cải thiện khả năng phản ứng và cảnh giác của hoạt động mua sắm.

Các thế hệ giải pháp phân tích mua sắm khác nhau cùng tồn tại để đáp ứng nhu cầu của các lĩnh vực kinh doanh khác nhau. Một số doanh nghiệp giữ lại báo cáo trên Excel của họ, trong khi những tổ chức khác có thể tiếp tục sử dụng các giải pháp kinh doanh thông minh tự xây dựng hoặc đã được cấu hình trước trong thập kỷ mới. Một số doanh nghiệp có thể bỏ qua hoàn toàn các thế hệ trong quá trình số hóa nếu ban lãnh đạo có định hướng rõ ràng để thực hiện chuyển đổi theo hướng dữ liệu.

Từ thông tin chi tiết đến hành động

Trong thời gian đầu của phân tích mua sắm, điều tốt nhất mà các nhà lãnh đạo có thể hy vọng là các đánh giá hàng năm (hoặc nửa năm) về hiệu suất như một phần của quy trình chiến lược tìm nguồn cung ứng rộng lớn hơn. Đơn giản là họ chưa có sự trưởng thành về kỹ thuật số để kết nối, làm sạch và làm hài hòa dữ liệu đủ nhanh để phân tích thường xuyên và mở rộng. Khi năng lực và khả năng kỹ thuật số được cải thiện, chúng ta có thể thay đổi quan điểm của mình từ quá khứ sang hiện tại – và thậm chí cả tương lai.

Analytics đã cho phép hoạt động mua sắm chuyển trọng tâm từ việc phê duyệt chi phí và báo cáo sang các dự báo hướng tới tương lai – có thể ảnh hưởng đến chi tiêu của doanh nghiệp.

Phân tích mua sắm ngày nay không chỉ là một bộ công cụ mới để quản lý chi phí, nó còn giải phóng giá trị trong dữ liệu mua sắm, cung cấp những hiểu biết sâu sắc về chiến lược cho doanh nghiệp và cho phép việc mua sắm đóng góp vào việc thiết lập định hướng. Hoạt động mua sắm có thể sử dụng Analytics để mô tả, dự đoán hoặc cải thiện hiệu quả hoạt động kinh doanh. Analytics tiếp cận tất cả các hoạt động – từ tìm nguồn cung ứng chiến lược đến quản lý danh mục và quy trình mua hàng.

Ở cấp độ rộng, số liệu được phân tích có thể chia thành bốn loại:

• Mô tả: Điều gì đã xảy ra trong quá khứ?
• Chẩn đoán: Tại sao điều gì đó đã xảy ra trong quá khứ?
• Dự đoán: Những xu hướng và mô hình nào sẽ diễn ra?
• Chỉ định: Những quyết định mua sắm nên được thực hiện?

Theo truyền thống, phân tích mua sắm tập trung vào việc tìm hiểu chi tiêu mua sắm trong quá khứ và hiệu suất của nhà cung cấp, nhưng giờ đây nó chuyển sang hướng ra quyết định dựa trên AI. Điều này phản ánh sự phát triển từ phân tích “mô tả” sang phân tích “có căn cứ”.

7 ứng dụng mua sắm được chuyển đổi bằng phân tích

Analytics là một ví dụ tuyệt vời về chuyển đổi số. Có thể dễ dàng xác định các ví dụ cụ thể về công việc và nhiệm vụ đang được chuyển đổi. Bản thân Analytics chỉ là một công cụ hỗ trợ, nhưng khi trong tay các chuyên gia, nó trở thành một công cụ mạnh mẽ để cải tiến.

Những tiến bộ của phần mềm đã cho thấy hoạt động mua sắm rất cần dữ liệu của nó, và có rất nhiều cơ hội mà phân tích cung cấp trong lĩnh vực này. Dưới đây là bảy ứng dụng phổ biến của phân tích trong mua sắm:

• Phân tích trong quản lý danh mục: Phân tích mua sắm cho phép con người quản lý danh mục xác định các cơ hội tiết kiệm, phân khúc và ưu tiên các nhà cung cấp, giải quyết rủi ro và tạo điều kiện đổi mới. Việc khám phá một cách có hệ thống về các cơ hội và rủi ro chỉ có thể thành công khi các bộ dữ liệu trước đây được phân tích cùng nhau.
• Phân tích trong chiến lược tìm nguồn cung ứng: Trong chiến lược tìm nguồn cung ứng, phân tích giúp xác định thời gian và khu vực tốt nhất để chạy các sự kiện tìm nguồn cung ứng và các yêu cầu đề xuất. Nó có thể xác định nhà cung cấp nào cần đưa vào dự án và cung cấp thông tin phong phú về chất lượng và vị trí rủi ro của nhà cung cấp.
• Phân tích trong quản lý hợp đồng: Phân tích giá trị được cung cấp thông qua quản lý vòng đời hợp đồng (contract lifecycle management – CLM). Nó có thể cảnh báo khi hợp đồng cần được thương lượng lại hoặc cung cấp dữ liệu cho các cuộc thương lượng với nhà cung cấp. Analytics có thể xác định chi tiêu maverick để giúp tuân thủ và cải thiện mức độ phù hợp của hợp đồng. Nó có thể giúp khai thác những lợi ích của quy mô và phạm vi.
• Phân tích tài chính trong mua sắm: Phân tích mua sắm cũng có thể cung cấp nhiều giá trị trong khía cạnh giao dịch và tài chính của mua sắm. Với phân tích, doanh nghiệp có thể đo lường chu kỳ đơn đặt hàng và cải thiện điều khoản thanh toán. Có thể đánh giá độ chính xác của thanh toán, khám phá các cơ hội giảm giá, hưởng lợi từ các biến động tiền tệ, xác định các khoản thanh toán nhầm lẫn và giảm gian lận. Doanh nghiệp cũng có thể dự báo và thực hiện các tình huống thay đổi giá hàng hóa.
• Phân tích về tính bền vững và CSR: Phân tích có thể hỗ trợ đánh giá tính bền vững và trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp (corporate social responsibility – CSR) trong chuỗi cung ứng và mua sắm. Phân tích có thể khám phá tác động môi trường hoặc xã hội của các quyết định mua sắm và xác định cơ hội cho các giải pháp thay thế, cải tiến bền vững hơn.
• Phân tích trong quản lý rủi ro: Phân tích có thể hỗ trợ trong việc xác định và giảm thiểu rủi ro trong chuỗi cung ứng và mua sắm. Nó có thể làm sáng tỏ các mối quan hệ phức tạp giữa nguồn cung, giá cả, môi trường, các sáng kiến ​​CSR và rủi ro, đồng thời xác định các cơ hội để giảm thiểu.
• Phân tích trong đo lường hiệu suất: Phân tích mua sắm được sử dụng cơ bản để xác định các khoản tiết kiệm được thực hiện, có liên quan trực tiếp đến báo cáo lãi và lỗ (P&L) về tài chính.

Giai đoạn tiếp theo trong quá trình chuyển đổi: Trung tâm dữ liệu mua sắm

Ngay lúc này là thời điểm tốt để trở thành một nhà lãnh đạo mua sắm thúc đẩy chuyển đổi số. Qua nhiều thập kỷ phát triển, chúng ta có nhiều giải pháp dữ liệu và phần mềm hơn bao giờ hết. Khi tốc độ phát triển đang tăng nhanh, một lĩnh vực xuất hiện trong phân tích là khái niệm về trung tâm dữ liệu mua sắm.

Trong quá khứ, các nhà phân tích mua sắm đã bị hạn chế về khả năng sử dụng dữ liệu từ bên ngoài bộ phận CNTT của doanh nghiệp. Đối với nhiều người, việc kết hợp dữ liệu từ các hệ thống ERP hoặc hệ thống nguồn giao dịch khác nhau đã đủ thách thức. Phần mềm và API phân tích mua sắm dựa trên đám mây cho phép sử dụng tự động và linh hoạt hơn dữ liệu đến từ cả hệ thống bên trong và bên ngoài. Doanh nghiệp có thể xem tất cả những điều này từ quan điểm của một trung tâm dữ liệu mua sắm – nơi thông tin có thể luân chuyển một cách tự nhiên.

Phần mềm phân tích ngày nay có thể điều phối luồng dữ liệu này một cách an toàn trong thời gian thực. Điều còn lại là các nhà lãnh đạo quyết định các luồng dữ liệu có giá trị nhất để dữ liệu luân chuyển dựa trên các mục tiêu của tổ chức của họ. 

Đã có lúc việc phân tích chi tiêu và đánh giá rủi ro từ nhà cung cấp xảy ra ở các giai đoạn khác nhau trong một quá trình dài, nhưng những tiến bộ trong chuyển đổi số đã cho phép chúng ta đạt được tốc độ phát triển thực sự cao.

Hãy nhớ rằng, chuyển đổi số là một hành trình và không phải là mục tiêu cuối cùng. Những người đam mê dữ liệu và phân tích đã thấy hoạt động mua sắm kỹ thuật số chuyển từ cơ hội sang tầm nhìn về các trung tâm dữ liệu được kết nối với nhau. Bây giờ, hãy tham gia phong trào chuyển đổi và tận hưởng những giá trị mà nó mang lại!

Hy vọng những thông tin Tech Town mang đến ở trên sẽ hữu ích đối với doanh nghiệp. Nếu quý đối tác có dự định triển khai chuyển đổi số nhưng chưa biết bắt đầu từ đâu, Tech Town đã sẵn sàng để giúp đỡ.

Tech Town là công ty công nghệ đến từ Việt Nam, có văn phòng đại diện tại Hoa Kỳ, Nhật Bản, Canada, Hà Lan,… Là nhà tư vấn chuyển đổi số doanh nghiệp uy tín, chuyên thực hiện các dự án phát triển phần mềm tùy chỉnh với việc ứng dụng các kỹ thuật công nghệ hiện đại nhất như AI, Machine Learning, Blockchain… Trong hơn 4 năm hoạt động, Tech Town đã trở thành đối tác tư vấn chuyển đổi số uy tín được tín nhiệm bởi startups và enterprises đến từ nhiều quốc gia trên thế giới như: Mỹ, Canada, Hà Lan, Nhật Bản, Anh Quốc cùng các quốc gia phát triển khác.

Hãy liên hệ với chúng tôi nếu doanh nghiệp bạn có bất kỳ thách thức nào về mặt công nghệ!