Chuyển đổi số chỉ việc tích hợp công nghệ kỹ thuật số vào tất cả lĩnh vực trong doanh nghiệp, thay đổi cách vận hành và cung cấp giá trị cho khách hàng. Chuyển đổi số đòi hỏi một tổ chức cần chuyển đổi văn hóa để liên tục thích ứng với sự thay đổi, mang tinh thần sẵn sàng thử nghiệm và thoải mái với thất bại. Bài viết này của Tech Town sẽ cung cấp cho doanh nghiệp thông tin về mọi vấn đề xoay quanh chuyển đổi số, giúp các CIO và các nhà lãnh đạo công nghệ nắm bắt thực trạng, sẵn sàng đối mặt với thử thách và gia tăng giá trị của tổ chức mang lại cho khách hàng.

Chuyển đổi số là gì?

Chuyển đổi số ở mỗi doanh nghiệp là khác nhau, vì vậy chúng ta sẽ không hoặc chưa có một định nghĩa áp dụng cho tất cả. Nhưng theo thuật ngữ chung, chuyển đổi số chính là sự tích hợp công nghệ kỹ thuật số vào các hoạt động của doanh nghiệp như kinh doanh, quản lý nhân sự, sản xuất… giúp những công việc đó trở nên hiệu quả hơn và mang đến nhiều giá trị tốt hơn cho doanh nghiệp. Hơn hết, đây là xu hướng chung toàn cầu trong thời đại 4.0, nó giúp doanh nghiệp thích nghi và bắt kịp với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ cũng như tồn tại được trên thị trường.

Quá trình chuyển đổi số nên được bắt đầu về một tuyên bố về vấn đề, một cơ hội khả thi hay một mục tiêu đầy khát vọng. Jay Ferro – Giám đốc điều hành của Quikrete gần đây đã lưu ý: “Mục tiêu chuyển đổi số của doanh nghiệp có thể xoay quanh việc cải thiện trải nghiệm khách hàng, giảm thiểu xung đột, tăng năng suất hoặc nâng cao lợi nhuận. Hoặc, nếu đó là một tuyên bố đầy tham vọng, điều đó có thể xoay quanh việc hướng đến trở thành một doanh nghiệp hoạt động kinh doanh tốt, sử dụng các công nghệ kỹ thuật số chưa từng có từ nhiều năm trước.”

Đối với các nhà lãnh đạo, chuyển đổi số sẽ có ý nghĩa như thế nào. Jim Swanson – Giám đốc điều hành của Johnson & Johnson cho rằng: “Kỹ thuật số là từ mang nhiều ý nghĩa, đối với nhiều người”. Vì vậy khi thảo luận về chuyển đổi số, hãy cố gắng giải đáp ý nghĩa của nó.

Trước khi gia nhập Johnson & Johnson vào đầu năm 2020, Swanson đã từng là CIO tại Monsanto – một tập đoàn công nghệ sinh học nông nghiệp và hóa chất nông nghiệp của Mỹ. Tại đây, ông đã thảo luận về chuyển đổi số theo hướng lấy khách hàng làm trung tâm. Ông cho biết: “Chúng tôi nói về việc tự động hóa các hoạt động, về con người và các mô hình kinh doanh mới. Chi tiết sâu bên trong các chủ đề đó là phân tích dữ liệu, công nghệ và phần mềm – Tất cả đều là trình kích hoạt, không phải trình điều khiển.”

“Trung tâm của tất cả là sự lãnh đạo và văn hóa. Chúng ta có thể có tất cả những thứ như quan điểm của khách hàng, sản phẩm và dịch vụ, dữ liệu và những công nghệ tuyệt vời… nhưng nếu không đặt lãnh đạo và văn hóa là trọng tâm, điều đó sẽ dẫn đến thất bại. Có kiến thức về kỹ thuật số là điều cần thiết và rất có ý nghĩa đối với một công ty, cho dù đó là một tổ chức tài chính, nông nghiệp, dược phẩm hoặc bán lẻ.” – Swanson cho biết thêm.

Melissa Swift – Lãnh đạo Cố vấn kỹ thuật số của Korn Ferry – một công ty tư vấn quản lý có trụ sở chính tại Los Angeles, California cũng đồng quan điểm với Swanson về từ “kỹ thuật số” có ý nghĩa rất lớn đối với nhiều người. Bà lưu ý rằng: “Khi nói về “kỹ thuật số” với một người, có thể họ sẽ nghĩ về việc không cần giấy tờ, người khác có thể liên tưởng đến phân tích dữ liệu và trí tuệ nhân tạo, có người lại hình dung về các nhóm Agile hay các văn phòng mở (open plan office)”. Nó gây ra sự hỗn độn, hay thậm chí là nỗi đau trong các tổ chức.

Tại sao chuyển đổi số là vấn đề hệ trọng?

Trước đây, một doanh nghiệp quyết định chuyển đổi số vì một số lý do. Tuy nhiên ở hiện tại, họ phải làm điều đó mà không thể lựa chọn vì đó là vấn đề sống còn. Trong bối cảnh đại dịch, việc quan trọng nhất của một doanh nghiệp là nhanh chóng thích ứng với sự gián đoạn của chuỗi cung ứng, áp lực thị trường và sự thay đổi kỳ vọng của khách hàng.

Theo hướng dẫn đầu tư cho chuyển đổi số của International Data Corporation (IDC) vào tháng 5 năm 2020, việc chi tiêu cho chuyển đổi số trong các hình thức kinh doanh, sản phẩm và tổ chức doanh nghiệp vẫn sẽ tăng mạnh, bất chấp những thách thức của đại dịch Covid-19. 

Tại một sự kiện trong chuỗi Hội nghị chuyên đề MIT Sloan CIO, các nhà lãnh đạo trong lĩnh vực Công nghệ Thông tin đều đồng ý rằng hành vi của người tiêu dùng đã nhanh chóng thay đổi theo nhiều hướng kể từ khi bắt đầu đại dịch. Sandy Pentland – Giáo sư tại Phòng thí nghiệm MIT Media Lab đã mô tả sự sụp đổ của các hệ thống tự động được tối ưu hóa trong các lĩnh vực như quản lý chuỗi cung ứng khi đối mặt với sự thay đổi nhanh chóng của cung và cầu. Đây là thực tế mà mỗi cá nhân đều phải đối mặt trong mùa đại dịch.

Rodney Zemmel – Lãnh đạo toàn cầu của McKinsey Digital đã nói về người tiêu dùng: “Kỹ thuật số đang tăng tốc ở tất cả các danh mục, một yếu tố quan trọng cần “theo dõi” sẽ trở thành “mức độ cần thay đổi”. Dữ liệu của McKinsey cho thấy sự thay đổi nhanh chóng của streaming và tập thể dục trực tuyến, hai thứ này có khả năng tồn tại vĩnh viễn. Đặc biệt nhất là trong lĩnh vực cung cấp thực phẩm/ ẩm thực (lĩnh vực này trước đây đã chống lại việc chuyển đổi sang trực tuyến) giờ đây đã bắt buộc thay đổi sang online để tiếp cận với khách hàng. Các giao dịch không tiền mặt cũng đang tăng lên. Về phía B2B, dữ liệu của McKinsey cũng cho thấy bán hàng từ xa đang mở rộng. 

Dion Hinchcliffe – Phó chủ tịch và Nhà phân tích tại Constellation Research đã viết : “Các giám đốc điều hành CNTT trong các tổ chức phát triển nhanh chóng hiện nay phải thích ứng với tốc độ thay đổi, tụt hậu hoặc dẫn đầu, đó là vấn đề đang bị đe dọa trong bối cảnh chuyển đổi số ngày nay. Trong đó, các hành động táo bạo phải được hỗ trợ tích cực bởi thử nghiệm và tìm kiếm giải pháp sẵn có. Điều đó phải được thực hiện song song với quản lý các vấn đề vận hành hàng ngày, cung cấp dịch vụ và phòng tránh những điều không thể đoán trước, chẳng hạn như một vụ tấn công mạng hoặc vi phạm thông tin”. 

Cải thiện trải nghiệm của khách hàng đã trở thành một mục tiêu quan trọng, và là một phần quan trọng của chuyển đổi số. Hinchcliffe gọi trải nghiệm khách hàng liền mạch là “yếu tố quan trọng nhất đối với cách hoạt động của doanh nghiệp”

Khuôn khổ chuyển đổi số trông như thế nào?

Mặc dù chuyển đổi số sẽ rất khác nhau dựa trên những thách thức và nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp, nhưng có một số đề xuất trong các nghiên cứu điển hình hiện có và các khuôn khổ đã được công bố mà tất cả các nhà lãnh đạo doanh nghiệp và công nghệ nên xem xét khi bắt tay vào chuyển đổi số.

Ví dụ, các yếu tố chuyển đổi số này thường được trích dẫn:

• Trải nghiệm khách hàng.
• Hoạt động nhanh nhẹn.
• Văn hóa và lãnh đạo.
• Hỗ trợ lực lượng lao động.
• Tích hợp công nghệ kỹ thuật số.

Mặc dù mỗi hướng dẫn đều có các khuyến nghị riêng và các quy trình khác nhau, các CIO nên tìm kiếm các đề xuất được chia sẻ khi phát triển chiến lược chuyển đổi số cho riêng mình.

Vai trò của văn hóa doanh nghiệp trong chuyển đổi số

Trong những năm gần đây, vai trò của công nghệ đã thay đổi. Các CEO ngày càng muốn các CIO giúp họ tạo ra doanh thu cho tổ chức. Theo Khảo sát Harvey Nash/KPMG CIO Survey năm 2018 với hơn 4.600 CIO, hoạt động ưu tiên của họ là “cải thiện quy trình kinh doanh”. Nhưng trong số họ có những “digital leaders” xác định hoạt động ưu tiên hàng đầu là “phát triển sản phẩm mới thực sự sáng tạo”.

Thay vì tập trung vào tiết kiệm chi phí, CNTT đã trở thành động lực chính thúc đẩy đổi mới kinh doanh. Để đạt được sự thay đổi này, mọi thành viên trong tổ chức phải suy nghĩ lại về vai trò và tác động của công nghệ thông tin đối với trải nghiệm hàng ngày của họ.

Bryson Koehler – CTO của Equifax đã nói “Hãy xây dựng và tạo ra các khả năng mới chưa từng có trước đây. Nếu bạn nhìn vào phần lớn các startups, họ không bắt đầu với các gói phần mềm khổng lồ, được gói gọn lại làm nền tảng cho công ty của họ. Nếu bạn đang cố gắng tạo ra sự đổi mới bên trong một doanh nghiệp lớn thì không nên bắt đầu như vậy. Bạn không ở đây để chạy máy tính lớn nữa. Bạn không ở đây để chạy máy chủ. Bạn không ở đây để chạy trung tâm dữ liệu, mạng hoặc các hoạt động. Đó là những gì bạn có thể thuê ngoài (outsource)”

Mặc dù CNTT sẽ đóng một vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy chiến lược chuyển đổi số, nhưng yếu tố con người vẫn là quan trọng không kém. Có thể nói, chuyển đổi số là một vấn đề của con người.

Các nhà lãnh đạo CNTT thấy mình đang làm việc trong các nhóm chức năng chéo. Các sáng kiến ​​chuyển đổi số thường định hình lại các nhóm làm việc, chức danh công việc và quy trình kinh doanh lâu năm. Khi mọi người lo sợ về giá trị của họ và có thể công việc của họ sẽ gặp rủi ro, các nhà lãnh đạo CNTT sẽ cảm thấy bị cản trở. Do đó, các “kỹ năng mềm ” trong lãnh đạo sẽ được phát huy lúc này. 

EVP kiêm CTO Sven Gerjets của Mattel nói rằng, sự chuyển đổi tuyệt vời nhất là bắt đầu bằng sự đồng cảm. Ông nói: “Khi sự đồng cảm của bạn là chính xác, bạn sẽ bắt đầu xây dựng lòng tin. Nếu bạn không có một tổ chức hết lòng hỗ trợ và đồng hành với những nỗ lực chuyển đổi, sẽ không thể thành công. Bạn cần có những nhà lãnh đạo biết hành động vì lợi ích chung và những người có động lực để giúp các thành viên hiểu tại sao bạn đang làm vậy”.

Korn Ferry’s Swift – Nhà lãnh đạo Tư vấn kỹ thuật số cho Bắc Mỹ và Accounts toàn cầu đã phát hiện ra rằng trong công việc tư vấn của mình, ba nhóm nhân viên có xu hướng làm chậm đà chuyển đổi là: Những người già, những người “mọt sách” và những “con sói đơn độc”.

Bà viết: Các công ty không được bỏ qua mà phải tham gia vào ba nhóm này – nếu không sẽ phải đối mặt với những nguy hiểm. Làm thế nào? Hãy nghĩ về thành viên của bạn theo kiểu phân khúc và làm việc để đáp ứng các phân khúc khác nhau ở vị trí của họ.

“Nhiều tổ chức đã triển khai hành trình chuyển đổi số một cách có tính thống nhất cao với các thông điệp và kỹ thuật giống nhau được triển khai xuyên suốt. Tái tạo kỹ năng cho tất cả mọi thành viên! Các đội mới! Chào mừng bạn đến với thế giới mới! Từ góc độ quản lý thay đổi, và việc tận dụng tiền đầu tư có thể được chi tiêu một cách chiến lược hơn nhằm vào các nhóm nhỏ hơn. Các công ty nên xem xét cả trải nghiệm kỹ thuật số và sở thích hành vi của các nhóm nhỏ khác nhau trong phạm vi tổ chức của họ, và nhà lãnh đạo nên tạo ra thông điệp, chương trình và thậm chí cả môi trường để đạt được điểm xuất phát phù hợp và điểm kết thúc thực tế cho các nhóm khác nhau”.

Đo lường ROI khi chuyển đổi số

Để chứng minh sự thành công của các nỗ lực chuyển đổi số , các nhà lãnh đạo cần định lượng lợi tức đầu tư. Nói dễ hơn làm, đặc biệt đối với các dự án vượt qua ranh giới chức năng và kinh doanh, thay đổi cách một công ty tiếp cận thị trường và định hình lại về cơ bản các tương tác với khách hàng và nhân viên.

Một dự án như cải tiến ứng dụng di động có thể thu được lợi nhuận ngắn hạn nhưng các dự án khác sẽ mang lại giá trị kinh doanh lâu dài hơn.

Hơn nữa, các nỗ lực chuyển đổi số hiện đang diễn ra và phát triển, có thể khiến các giá trị kinh doanh truyền thống và các phương pháp quản trị tài chính xưa cũ trở nên kém hiệu quả hơn.

Tuy nhiên, việc định lượng thành công là rất quan trọng để tiếp tục đầu tư. Brian Caplan – Giám đốc công ty tư vấn quản lý Pace Harmon cho biết: “Chỉ triển khai công nghệ thôi là chưa đủ – công nghệ này cần phải gắn liền với việc theo dõi các chỉ số hoạt động chính về thông tin chi tiết của khách hàng và hiệu quả của quy trình kinh doanh”.

Lựa chọn chấp nhận rủi ro hay không

Cecilia Edwards – Đối tác của công ty nghiên cứu và tư vấn chuyển đổi số Everest Group cho biết: “Khi xác định mức độ hoạt động của các khoản đầu tư chuyển đổi số, tốt nhất nên xem danh mục đầu tư chứ không phải chú ý vào cấp dự án. Cũng giống như một nhà quản lý quỹ tương trợ hoặc công ty đầu tư mạo hiểm sẽ xem xét hiệu suất tổng thể để xác định mọi thứ đang diễn ra tốt như thế nào, các nhà lãnh đạo chuyển đổi số phải có cái nhìn tổng thể về các nỗ lực thay đổi kỹ thuật số.

Điều này đặc biệt quan trọng để phản ánh từ hoạt động của một dự án cụ thể đến những nỗ lực tổng thể của CNTT. Nó cũng xây dựng khả năng chịu đựng những rủi ro cần thiết phải thực hiện để đạt được chuyển đổi số thực sự.

Hãy xem xét các phương pháp hay nhất liên quan đến các chỉ số chuyển đổi số:

• Xác định trước các chỉ số ban đầu
• Phát triển các số liệu vi mô cho các thử nghiệm nhanh: Mục tiêu là tìm hiểu và điều chỉnh.
• Kết quả kinh doanh tổng hợp: Xem xét tác động chiến lược (tăng trưởng doanh thu, giá trị khách hàng lâu dài, thời gian tiếp cận thị trường), tác động hoạt động (cải tiến năng suất, quy mô, hiệu quả hoạt động) và tác động chi phí.

Hy vọng những thông tin Tech Town mang đến sẽ hữu ích đối với doanh nghiệp.

Hãy liên hệ với chúng tôi nếu doanh nghiệp của bạn có bất kỳ thách thức nào về mặt công nghệ.